如何更好地管理基于表单的工作流程

[Aklima@444]

工作流自动化不是一个深奥的编程或商业术语，它只是自动执行一系列步骤的过程。工作流程可以非常简单，也可以复杂到涉及子流程并得到许多人的批准。每次验证客户的停车罚单、提交报告以供批准或将每小时记录转化为薪水时，您都会使用工作流程，无论您是否这么称呼它们。

工作流程通常基于表单，因为它们提供了一致性和熟悉性的框架。然而，基于表单的工作流程在很多方面都比基于纸张的流程更好，一旦您将基于表单的工作流程分解为不同的步骤，您通常可以找到使它们更有效的方法。如果您的企业想要改进工作流程，可以参考以下一些想法。

集中每个流程的表单提交
当基于表单的工作流程依赖于纸张和收件箱时，结果可能会不一致。如果行政助理缺席，则表格无法交付给正确的人员，工作流程可能会受到不必要的阻塞。然而，基于电子表单的工作流程允许填写表单的人员自动立即将其提交给正确的收件人，而不必担心公司内部邮件是否已送达或助理是否记得提交表单。当每个表单都有一个自动联系人时，工作流程就会显着加快。

实时验证表单信息，避免错误
如果有人误读了纸质表格并在空白处写下了一个应该有 柬埔寨电报电话号码 数字的单词，那么人们需要时间才能认识到错误并纠正它。通过基于电子表单的工作流程，可以设计表单，以便如果空白中未包含正确类型的信息，则不会提交表单。例如，如果电话号码中出现字母，则表单可以提醒用户存在错误，以便当时可以更正。这意味着表格填写时的错误要少得多，您永远不必担心字迹难以辨认。

自动路由和批准
某些基于表单的工作流程需要多个步骤的批准。例如，采购申请通常必须经过经理、部门主管和财务经理的批准，然后应付账款才能付款。基于电子表单的工作流程会自动将电子表单发送给流程中的下一个正确的人员，因此表单不会丢失或最终发送给错误的人员。当表单到达工作流程的终点时，所有必要的批准都已到位，因此可以快速完成该流程。


电子路由和审批速度更快、不易出错且更易于控制。
自动创建审计跟踪并安全地存储信息
基于电子表单的工作流程的另一个美妙好处是它们可以在整个流程中自动创建审计跟踪。您有谁批准以及何时批准的记录。流程完成后，可以以数字方式存储已完成的电子表格，从而使您无需占用大量活页夹空间。如果您对流程有疑问，可以轻松调用、查看并找出谁在流程的每个步骤中做了什么。这对于正在进行实际审计（例如软件许可证审计）的公司来说非常有用。