发现 7 个高效的会议习惯

[nurnobi40]

睡眠、浪费等等：功能失调的会议
考虑以下关于现代工作场所中无效会议的观察结果：

典型的美国专业人士每月参加 60 多次会议。 （来源：MCI 网络会议白皮书。美国会议：商务旅行、电话会议的趋势、成本和态度及其对生产力影响的研究。1998 年）

大约 50% 的会议时间被浪费了（来源同上） 39% 的参加会议的人在会议期间打瞌睡（来源：CBS 新闻）。

哇！无论您是组织会议还是只是参加会议，您都应该提高这项专业技能的效率。想象一下，如果随着时间的推移，您在会议上的表现提高 1% 或 5%，您将获得多大的收益。

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高效会议的 7 个习惯
有些读者可能认为这些习惯很基本。我鼓励您问问自己是否真的将这些想法应用到您参加的每次会议中。如果没有，你还有改进的空间。养成这些习惯是快速提高效率的好方法。如果您保持所有这些习惯，您就会发现会议是完成工作的有效工具。

1. 提前获得书面议程
对某个话题进行模糊意图的讨论很少会取得富有成效的结果。如果您刚刚开始制定议程，请从要讨论的主题列表开始，并确保至少在会议前一天向参与者提供材料。为了获得最佳效果，请提供基本议程信息，以便所有与会者都拥有相同的信息。

当您被要求参加没有议程的会议时该怎么办？问：“你能给我发送一份会议议程，以便我做好准备吗？”

提示：对于经常举行的会议（例如项目的每周状态会议），您可以通过创建会议模板来节省时间。一旦你做到了这一点，准备议程就变成了填补空白的问题。

2. 审核参会人员名单
会议室里的人决定或破坏你的效率。我参加过很多会议，关键人物——经理或高管——都没有出席。结果，无法做出有意义的决定。

对于会议组织者：限制出席会议的人数。会议的 巴拉圭数据 目的是做出决定并完成工作。在大多数情况下，会议并不是简单共享信息的最佳方式（例外：会议对于共享机密信息很有用）

对于会议参与者：进入房间前请阅读参与者列表。有没有看到一些陌生的名字？如果是这样，请考虑在您组织的目录（或 LinkedIn）中查找它们。当谈到会议时，惊喜不是你的朋友。

4.通过时钟管理会议
观察时钟对于有效的会议非常重要。当没有人负责管理时间时，很容易变得粗心和注意力不集中。请记住 - 一旦人们参加了会议，他们就不能做任何其他事情。让时间变得有意义！

对于会议组织者：按时开始会议并按时结束（或提前几分钟！）将迅速提高您作为组织者的声誉。如果您正在召开大型或复杂的会议，请考虑请同事担任计时员。如果全天候管理会议对您来说是一个挑战，那么养成停车习惯（参见下面的第 4 条）将改变游戏规则！

对于与会者：首先提前到达会议（我建议面对面会议 5 分钟，电话会议 1-2 次）。这意味着尽可能避免日历上连续的约会。 4. 使用“停车场”管理偏离主题的讨论 第一次看到会议主持人使用停车场时，我印象深刻。这个有用的设备执行两个有用的功能。首先，它有助于使会议集中于既定议程。其次，停车认可参与者提出的重要观点。

警告：停车习惯必须与追踪习惯结合起来才能真正有效。否则，你很可能会因简单地向他人表达感激而获得声誉。

作为会议组织者，以下是使用停车概念的一些步骤。
在会议开始时，解释一下您希望每个人都将讨论重点放在议程上。此外，请解释这条规则将有助于会议保持高效并按时结束。
将会议议程文件放在您面前作为指导。
浏览每个议程项目
监督并参与讨论
当有人提出与议程无关的有趣观点时，请说以下内容：“谢谢你的观点，蒂亚戈。然而，Microsoft Visual Studio 工具超出了本次会议的范围。让我在停车场写下这个项目，并将其包含在我将通过电子邮件发送的会议记录中，以便我们可以在正确的时间探讨这一点。 ”
5.重要事项和决定的准备
有时，关键决策将在会议上讨论。这可能是关于资助哪些项目或取消哪些项目的决定。像这样的严肃决定需要预先安装的习惯。

本质上，您在会议开始前与人们单独沟通会议决定。尽管很耗时，但这种方法会增加您成功的机会（并避免其他会议参与者感到意外）。

6.给自己做笔记
在会议中做笔记是一项基本技能，但我经常惊讶地发现人们经常忘记做笔记。在会议中做笔记的主要原因是记录向您提出的任何问题或任务。让我们看看参与者和组织者如何根据笔记采取行动。

在纸质笔记本上记笔记，而不是使用计算机、平板电脑或其他设备。即使您拥有出色的会议焦点技巧，如果您在计算机上做笔记，其他人也可能会认为您是在“赶电子邮件”，而不是在关注会议。为会议组织者做笔记：如果您计划向与会者发送会议纪要或会议摘要，请在会议开始时说明并解释您将包含哪些内容。发送会议纪要，即使只是几个段落或要点，也是最佳实践。

为与会者做笔记：携带一份议程副本并使用该文件来指导您做笔记。重点关注会议中做出的决定以及需要您进一步调查或采取行动的项目。