如果有很多问题需要解决，那么在信的开头就这样写：“关于报告有几个问题。请在一天之内回复。”
必须熟悉转发的信件和附件
当您转发某人的电子邮件或附件时，请仔细阅读（除非您意外收到该电子邮件）。在某些情况下，简短地描述它们并强调要点是有意义的，或者相反，澄清这些细节不应受到重视。如果您 全球数据中的海外华人 稍后需要再次参考这封信，这将会派上用场。
澄清
提出澄清问题也很重要。所有细节都清楚吗？条件满意吗？完成任务的截止日期是什么时候？此类问题需要答案，其中包括阅读收件人的信件。您可以确信他已阅读您的消息并开始工作。
商业信函的结构
拼写和标点符号
校对你的信件以纠正任何拼写错误和错误，即使你是写给一位与你已经有既定了解的老朋友。
需要这样做有两个原因：
商务信函通过您的工作电子邮件地址进行，并遵守规则 - 在工作中你们是同事，而不是朋友。这促进了纪律。
您的对话者可能需要转发这封信或在与第三方的通信中引用它。
结构
“一个主题 - 一个字母”的规则不再适用，议程太大了。如果有多个问题，请用一封信指出，但要遵循结构并编号。而且，这些信息会更容易被感知。如果所有问题都涉及同一主题，请将它们分成段落。
请注意：在回复包含多个问题的信件时，请逐条回复。在每个问题的开头，引用您正在回答的问题。
商业信函示例
按职位/姓氏/名字称呼收件人，并带有父名或概括性 - 右上角。
信件的主题（在某些情况下可能未指定）。为了正确地表达它，您需要仔细思考整个消息的文本并突出显示主要单词。回答时也可以（并且应该）指出主题。
地址– 写有“亲爱的/亲爱的（姓名和父名）”。
信的主要部分。这是对问题或消息目的的描述；它包含主要和最重要的信息、建议、请求或要求。这部分的事实是按照严格的时间顺序和逻辑顺序呈现的。
如果您想强调特别重要的要点，请标记“重要：”，后面应该是对收件人来说重要的细节。
让我们看一下上诉的示例和主要部分：
执行董事
联盟有限责任公司
杰尼索夫 I.A.
来自 Arkhipov S.V.
英石。中环, 29/3
特维尔
（这里也可以提供有关组织的信息）
（专题）关于会议具体内容
亲爱的伊戈尔·阿列克谢耶维奇！
（正文）周日，我们公司董事会召开会议，决定更换供应商。在考虑的候选人中...
重要提示：信函中附有一份报告。请检查一下！
任何商业信函都必须包含一个结论，其中包含结论、结果、建议、同意或拒绝等。例如：“我们询问你”、“我们警告你”、“我们向你提供”。
商业信函示例
总之，您需要呼吁合作或对某些事情发出警告。您还可以在末尾添加附言“PS：”，为完成的信件添加附言。
如果您要在信函中附加文件，请在左下角注明。根据商务礼仪，需要在10天内回复消息。如果在此期间无法给出答案，那么您需要将此情况告知您的对话者。
您必须在信函末尾签名、抄本和日期。
让我们看一个示例结论：
最后，我想邀请您参与这个项目。我们期待合作成功！
附件1“项目详情”。
附件 2“条款”。
通讯部经理 Arkhipov S.V.（签名）。
2021 年 12 月 11 日。
商务信函的响应速度
商业信函规则的另一个例子是回复信件的截止日期。在一家公司内部进行内部通信时，响应速度取决于组织的生活节奏。在一些公司，1.5 小时或更长时间后回复是不礼貌的，而在另一些公司，员工全天互相回复。
适用于与外部收件人通信的普遍接受的规范取决于通信主题和各方本身的具体情况。如果我们谈论的是标准问题和常规问题的通信，那么我们谈论的是相同的截止日期。如果沟通的主题和出现的问题需要思考、搜索信息、澄清——那么时间当然会完全不同。
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例如，来自技术支持和客户服务专家的信件要求在收到信件后两小时内回复，不能再多了。
如果我们谈论其他服务 - 例如法律、文件部门或会计 - 响应时间可能会延长。不过，这里还有一个不成文的规定——“舒适等待时间”为3小时以内。也就是说，发信人在发信3小时后，不会因为对话者的沉默而感到不适。这一次之后，他感到担心，因为他的消息还没有收到回复。
