企业内容管理的 6 大好处
Posted: Sun Dec 15, 2024 8:56 am
州和地方政府长期以来一直在应对裁员和预算缩减的问题。这些挑战迫使各组织重新思考如何将技术和人员结合起来，以建立最高效的流程，同时满足选民的需求。
美国管理和预算办公室4 月份发布的一份备忘录要求联邦政府也采取同样的措施。备忘录呼吁各机构通过审查流程、取消冗余项目以及减少联邦工作人员的规模和成本来“打造一个精简、负责、高效的政府”。
6 月 30 日前，各机构必须向 OMB 提交改革计划的详细草案。该计 台湾 手机号 划应包括近期裁员行动的进展、最大化员工绩效的计划，以及考虑机构活动如何与其使命保持一致的分析框架。
在如此紧迫的时间框架下，许多机构领导人都在思考如何在资产减少的情况下实现这一目标。
在最近的一次在线培训中，GovLoop 与 Hyland 的行业营销经理 Terri Jones 进行了交谈，了解联邦政府如何满足这一指令并完成其使命。在考察州和地方政府时，Jones 解释了企业内容管理(ECM) 如何成为其生存战略的重要组成部分。ECM 是用于处理组织流程中的内容的技术。
琼斯强调了将 ECM 应用于机构改革计划的好处，它提供了以下选项：
捕获。首先要问自己的一个问题是，您是否尽可能高效、轻松地捕获了所有文件和信息。如果答案是否定的，您可能需要考虑以无纸化方式开始精简流程的价值和效率。“您正在消除提交给政府并丢失表格的黑洞，”琼斯说。通过避免使用纸质表格，您可以最大限度地减少数据输入。对于公民来说，这可以更轻松地访问，包括能够通过自助服务平台在线申请。
管理并立即发送给员工。考虑您如何处理接收信息——从文档路由到签名和通知。流程的这一部分会造成最大的延迟。纸张会降低可见性，也无法适应新规则。通过 ECM，您可以监控流程并通知员工。ECM 还可以自动执行任务和案例管理解决方案。这使客户能够收到其提交的收据和其他状态更新。
访问。 您如何为需要它的每个人提供适当的访问权限？它是否高效？重要的是要考虑如何使从任何地方访问内容变得更加容易。ECM 提供了更多的访问权限并使实地工作成为可能。无论您是离线还是移动，只要您可以访问互联网，您身在何处就不再重要。“这改变了您在进行实地工作时必须随身携带的东西，”琼斯说。
集成。 “这是让 IT 界高兴或悲伤的时刻，”Jones 说。说到集成，请考虑需要连接到包含相关信息的解决方案的内容。这一步可能很复杂，但它有可能改变效率并无缝集成内容。只要有互联网，您就可以直接从其他应用程序访问内容并实时同步数据。您可以避免花时间搜索正确的文件，从而浪费时间和劳动力效率。
测量。ECM 允许您测量基地系统内的信息和活动。但您应该考虑您目前如何测量流程效率。您是否可以实时查看流程？您可以评估合规性吗？使用 ECM，您可以监控和报告自动化流程，识别和消除瓶颈并规划各种项目。您将能够实际查看流程，并以一种对试图了解流程运作方式的经理和高管有意义的方式提供流程视图。此外，这还允许您预测假设情况，您可以分析已有数据的基线指标。
存储和保护内容。重要的是要问自己是否满足了机构的合规性和记录要求。信息是否加密？您希望能够在整个生命周期内存储和保护内容免受灾难，加密信息并根据法律保留要求销毁内容。使用 ECM，您可以执行和保护您的内容。这意味着在财政年度末处理文件的工作量减少，外包成本也降低。
从改善客户服务到提高内部效率，使用 ECM 可以帮助简化您的政府机构。“OMB 17-22 是一个挑战，但也是一个机会，让我们能够要求我们应得的技术，”Jones 说。借助 ECM，政府组织已成功降低成本、简化 IT 平台并以更少的员工处理更多工作。您现在可以将这一教训应用于 OMB 备忘录。
欲了解更多信息，请查看您的机构在技术方面需要的 6 项能力、使用内容管理来满足联邦改革以及新联邦改革下的技术机遇
美国管理和预算办公室4 月份发布的一份备忘录要求联邦政府也采取同样的措施。备忘录呼吁各机构通过审查流程、取消冗余项目以及减少联邦工作人员的规模和成本来“打造一个精简、负责、高效的政府”。
6 月 30 日前，各机构必须向 OMB 提交改革计划的详细草案。该计 台湾 手机号 划应包括近期裁员行动的进展、最大化员工绩效的计划，以及考虑机构活动如何与其使命保持一致的分析框架。
在如此紧迫的时间框架下，许多机构领导人都在思考如何在资产减少的情况下实现这一目标。
在最近的一次在线培训中，GovLoop 与 Hyland 的行业营销经理 Terri Jones 进行了交谈，了解联邦政府如何满足这一指令并完成其使命。在考察州和地方政府时，Jones 解释了企业内容管理(ECM) 如何成为其生存战略的重要组成部分。ECM 是用于处理组织流程中的内容的技术。
琼斯强调了将 ECM 应用于机构改革计划的好处，它提供了以下选项：
捕获。首先要问自己的一个问题是，您是否尽可能高效、轻松地捕获了所有文件和信息。如果答案是否定的，您可能需要考虑以无纸化方式开始精简流程的价值和效率。“您正在消除提交给政府并丢失表格的黑洞，”琼斯说。通过避免使用纸质表格，您可以最大限度地减少数据输入。对于公民来说，这可以更轻松地访问，包括能够通过自助服务平台在线申请。
管理并立即发送给员工。考虑您如何处理接收信息——从文档路由到签名和通知。流程的这一部分会造成最大的延迟。纸张会降低可见性，也无法适应新规则。通过 ECM，您可以监控流程并通知员工。ECM 还可以自动执行任务和案例管理解决方案。这使客户能够收到其提交的收据和其他状态更新。
访问。 您如何为需要它的每个人提供适当的访问权限？它是否高效？重要的是要考虑如何使从任何地方访问内容变得更加容易。ECM 提供了更多的访问权限并使实地工作成为可能。无论您是离线还是移动，只要您可以访问互联网，您身在何处就不再重要。“这改变了您在进行实地工作时必须随身携带的东西，”琼斯说。
集成。 “这是让 IT 界高兴或悲伤的时刻，”Jones 说。说到集成，请考虑需要连接到包含相关信息的解决方案的内容。这一步可能很复杂，但它有可能改变效率并无缝集成内容。只要有互联网，您就可以直接从其他应用程序访问内容并实时同步数据。您可以避免花时间搜索正确的文件，从而浪费时间和劳动力效率。
测量。ECM 允许您测量基地系统内的信息和活动。但您应该考虑您目前如何测量流程效率。您是否可以实时查看流程？您可以评估合规性吗？使用 ECM，您可以监控和报告自动化流程，识别和消除瓶颈并规划各种项目。您将能够实际查看流程，并以一种对试图了解流程运作方式的经理和高管有意义的方式提供流程视图。此外，这还允许您预测假设情况，您可以分析已有数据的基线指标。
存储和保护内容。重要的是要问自己是否满足了机构的合规性和记录要求。信息是否加密？您希望能够在整个生命周期内存储和保护内容免受灾难，加密信息并根据法律保留要求销毁内容。使用 ECM，您可以执行和保护您的内容。这意味着在财政年度末处理文件的工作量减少，外包成本也降低。
从改善客户服务到提高内部效率，使用 ECM 可以帮助简化您的政府机构。“OMB 17-22 是一个挑战，但也是一个机会，让我们能够要求我们应得的技术，”Jones 说。借助 ECM，政府组织已成功降低成本、简化 IT 平台并以更少的员工处理更多工作。您现在可以将这一教训应用于 OMB 备忘录。
欲了解更多信息，请查看您的机构在技术方面需要的 6 项能力、使用内容管理来满足联邦改革以及新联邦改革下的技术机遇