與客戶通訊時使用電子郵件的明智理由

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ujjal456
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Joined: Tue Dec 03, 2024 5:38 am

與客戶通訊時使用電子郵件的明智理由

Post by ujjal456 »

在三十年來的大部分時間裡,電子郵件一直是向個人或協作者團體發送訊息的最有效的書面溝通方式。即使需要更長的溝通時間來傳遞清晰、簡潔的訊息,撰寫電子郵件也只需要很少的時間。

同樣,電子郵件可以在任何時間、白天或晚上從世界任何地方發送,無論收件人位於何處。

電子郵件是首選方法
在大多數情況下,發送電子郵件是一種安全且保密的通訊方式。除非您不小心將廣播訊息發送到整個郵件清單而不是少數人。

透過電子郵件發送短影片、照片和文件非常簡單。但應該注意的是,在使用 gmail 等公共網域服務時,可能會存在一些大小限制(通常在 10mb 到 25mb 之間)。

電子郵件是簡化業務和確保及時處理專案時首選的通訊方法, 荷蘭電子郵件列表 因為從客戶接收訊息與發送訊息的過程同樣簡單。

缺點很少而且相差甚遠
除了容易受到駭客攻擊之外,緩慢的網路連線還會延遲訊息的發送和接收。病毒可以作為有問題的附件發送,如果允許其感染和傳播,可能會對文件造成相當大的損壞。

當談到電子郵件時,大小確實很重要。當郵箱快滿時,發送和接收訊息就成為一項挑戰。然後還有一個小要求,就是連接到網路以便發送和接收訊息。

Slack 只是簡化的電子郵件收件匣
鬆弛

電子郵件徹底改變了公司內部的溝通方式,因為它允許來自不同團隊的成員即時溝通並討論共同的話題,而無需中斷他們當前的工作流程。有了電子郵件,您無需離開辦公桌,找到一個足夠大的開放式會議室來舒適地容納團隊,並參加一個開放的論壇,這對於許多與會者來說可能會拖得比必要的時間更長。

隨著電子郵件不斷發展到超越公司的範圍,向一大群人廣播訊息的便利性也變得越來越複雜。事實上,如果沒有電子郵件作為首選通訊工具的早期發展階段,我們今天所知的社群媒體就不會存在。


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簡而言之,電子郵件可以加快團隊內部的溝通速度,進而提高團隊的創新和生產力。透過查看統計數據,我們可以看到每天大約有 121 封電子郵件進出普通員工的電子郵件信箱。

這就引出了一個問題;如果電子郵件是溝通和協作過程的首選工具,為什麼還需要 Slack 或 Flock 等替代應用程式?

除了顯而易見的事情之外,自電子郵件首次作為通訊工具推出以來已經過去了三十多年。此外,還有一個因素是,並非每個人都像使用 Slack 一樣使用電子郵件與隊友合作。

Slack 基本上是增強型電子郵件
透過 Slack,用戶將某個頻道專用於一組個人以及其中的各種收件匣,人們可以在其中分享這些討論。例如,使用者可以將一個頻道專用於正在發生的特定項目,並邀請各種協作者透過創建的各個階段加入有關該項目的對話。

所有有關項目的對話都可以輕鬆包含在頻道中,供任何團隊成員隨時隨地參考。

然而,對於電子郵件來說,專注於單一專案及其專用進度可能是一個挑戰,因為單一收件匣專用於來自各個方向的整個通訊流。其中一些溝通可能很重要,有些則很容易被推遲到以後,但如果需要太長時間來追蹤與單一項目相關的訊息,那麼所有這些溝通都可能會分散注意力並降低生產力。

Flock 與 Slack 沒有太大差別
這些類型的效率、生產力和專案管理應用程式允許所有時區的隊友之間進行同步通訊。簡化溝通和協作流程,進而提高生產力。

同樣,透過將專案劃分到特定的管道,專案經理可以跟進團隊成員,提供意見和見解,以保持創新的流動。透過減少回應項目之間的干擾,經理可以有更多時間專注於與客戶的重要溝通。

電子郵件在通訊世界中仍然具有一席之地。協作應用程式可能會使與團隊成員一起管理專案變得簡單和精簡,但在與客戶、供應商和外部業務合作夥伴溝通時,良好的老式電子郵件仍然是可行的。

電子郵件與眾不同的一件事
一句話—收據。電子郵件向寄件者提供電子郵件已送達並已閱讀的通知。使用 Slack 和 Flock 等協作工具,儘管團隊的每個成員都可能收到通信,但很難確定所有成員都已閱讀該訊息。簡而言之,Flock 和 Slack 在簡化送達收據通知方面存在不足之處。

是的,表情符號和偶爾的豎起大拇指可能會表明該訊息已被確認,但這並不能令人滿意地保證所有各方都參與其中。
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