Колледж Lehman получил награду за сотрудничество на конференции CUNY IT 2019

[Aklima@414]

декабря 2019 года Колледж Леман получил Премию за сотрудничество за успешную цифровую трансформацию процесса перевода кредитов под названием Electronic Transfer Credit Evaluation (eTCE). Используя ProcessMaker, колледж взял ранее используемый вручную процесс ввода данных, оцифровал и автоматизировал его, чтобы повысить эффективность, гибкость и производительность во всем кампусе.





Нарушенный процесс перевода кредита
Леман Колледж — единственный четырехлетний колледж Городского университета Нью-Йорка в Бронксе. Lehman столкнулся с проблемой, с которой столкнулись не только университеты, входящие в систему CUNY, но и высшие учебные заведения по всей стране. Более 68% студентов Lehman являются переводными студентами, что оказывает большое давление на инновации. До недавнего времени оценка перевода была частью многоэтапного процесса, пронизанного временными ограничениями, физическими взаимодействиями и плохим опытом учащихся.

«Мы отправляли новых студентов в наш кампус Список пользователей Telegram в Австралии повсюду. Мы посылали им карточки, давали им справочник, форму и говорили: «Хорошо, теперь идите и найдите их, даже когда они найдут профессоров». , эти члены иногда не присутствовали из-за проблем с расписанием или дней консультаций на территории кампуса [известных как CDAD]», — поделилась Кристи Луккезе, координатор оценки перевода в колледж Lehman.

Что касается студентов, то процесс перевода кредитов был пугающим. Форма, которую нужно было заполнить, занимала более четырех страниц и включала ручной ввод от имени студентов, которым затем приходилось физически передавать эту информацию персоналу.

С этого момента сотрудники должны были вручную вводить записанную информацию в систему, что занимало несколько дней (если не недель) и было подвержено человеческим ошибкам. Иногда, если форма была подана не полностью, университет приостанавливал регистрацию студента на занятия, не позволяя ему набрать кредиты, необходимые для продолжения учебы или даже получения диплома. Из-за отсутствия доступных электронных баз данных не было возможности отслеживать эти формы, знать, сколько курсов ожидалось и сколько подписей требовалось для завершения процесса.

Обе стороны испытывали большое разочарование в пиковые периоды регистрации с января по август: студенты часто стояли в длинных очередях, чтобы увидеть регистратора, а сотрудники не могли своевременно обработать все заявки. Большую часть времени студенты не были уведомлены о том, были ли их зачеты одобрены или отклонены до сентября, что еще больше ухудшало качество обучения студентов в кампусе. Быстро осознав, что этот процесс больше не является жизнеспособным и продуктивным для сотрудников и студентов, Леман-колледж решил перейти к цифровизации и созданию умного кампуса с помощью ProcessMaker.