了解何時以及如何撰寫正式電子郵件是第一步。我們的目標是透過專業、尊重和清晰的方式傳達您的訊息。我們將引導您了解其中的細微差別，並幫助您製作一封能夠完成工作的正式電子郵件。
什麼是正式電子郵件？
正式電子郵件注重直接。知道自己想要什麼，也知道如何提出要求。台灣賭博數據 不需要花俏的問候、打破僵局或隨意的語言。
您幾乎可以在所有商務通訊中使用正式電子郵件。如果您與收件人沒有密切或友好的關係，請將其視為預設電子郵件。它可以用來轉換潛在客戶、解決投訴或寫辭職信給老闆。好消息是正式電子郵件具有相同的結構，幾乎就像模板一樣。
如何建立正式電子郵件
對於冷冰冰的電子郵件，你有很大的迴旋餘地。同時，正式電子郵件需要快速、直接且清晰。為此，正式電子郵件需要具有以下結構：
主題行
人們一致認為，短主題行在每種類型的電子郵件中效果最好。在正式電子郵件中，盡量將主旨行控制在 10 個字以下。
主題行也應該是直接的。收件人在閱讀後應該能夠很好地理解您的號召性用語是什麼。以下是一些範例：
致同事：
專案更新：{{專案名稱}}—後續步驟
會議請求：{{主題}}討論，日期：{{日期}}
請求回饋：{{文件/項目名稱}}
對於前景：
探索與{{您的公司名稱}}的潛在合作夥伴關係
邀請參加 {{Date}} {{貴公司} 的網路研討會/活動
透過{{您的解決方案}}解決{{潛在客戶的痛點}}
對於客戶：
{{Project/Account Name}} 進度更新
{{客戶公司}}的季度業績報告
解決您最近關於{{主題}}的詢問
給你的老闆：
批准請求：{{項目/費用/休假請求}}
{{已指派的任務}}的每週進度報告
可以參加快速簽到會議
稱呼
電子郵件稱呼只有幾個字長。但是，不要低估它們的價值。在正式電子郵件中，稱呼為整封電子郵件定下了基調。
不要使用「嘿」、「嗨」或「怎麼了」等隨意用語。相反，請使用“問候”、“美好的一天”或“你好”等正式的問候語。請記住，問候語也有文化方面的因素。
例如，在某些國家或地區，規範是使用「問候語或美好的一天」等稱呼語。亞洲社會使用「親愛的」作為他們的正式稱呼和姓氏作為尊重的標誌。
這同樣適用於學術界、醫學界或法律界。承認「醫生」或「教授」等頭銜是一種尊重。
身體
在撰寫正式電子郵件的正文時，您需要快速抓住重點。在前幾句話中陳述你的目的。不需要破冰遊戲或你最喜歡的辦公室迷因。
避免使用隨意的語言、俚語或深奧的技術術語。使用短句。試著讓每句話都帶來價值。句子不應依賴先例作為上下文。
仔細檢查是否有任何拼字錯誤。徹底檢查您的電子郵件正文。檢查電子郵件中是否有語法錯誤、拼字錯誤或冗餘。
更重要的是，讓收件者知道他們下一步需要做什麼。然後，以專業的結束語以及您的全名和聯絡資訊（如果需要）結束。
閉幕式
正式電子郵件的結束語應該總結整封電子郵件。如果收件者回覆了您的第一封電子郵件，請記得表達謝意，即使回覆沒有起到任何作用。
假設一位潛在客戶說他們現在不需要您的服務。您仍然可以給人留下積極的印象。當他們確實需要您的服務時，您可能會成為首要考慮的對象。
如果您的電子郵件向收件者詢問某些事情，請重申您的要點或要求。例如，在開頭或中間提及請求，然後在 CTA 中提及。
讓收件人知道您可以回答任何疑問或異議。當然，也包括後續步驟，無論是後續行動、會議安排或是演示電話。
簽名
將電子郵件簽名視為您的數位名片。這是收件人可以記住您的東西。請記住，收件人可能只是瀏覽了您的寄件者姓名。
簽名可以建立您的品牌形象，展現專業精神，並提供方便的方式，讓他們可以透過不同的管道與您聯繫（如果他們想繼續前進）。
根據經驗，您的電子郵件簽名應包括您的聯絡資訊、職位和公司名稱、社交媒體連結、網站連結和徽標。
滿足各種業務需求的正式電子郵件模板
如何寫一封正式的電子郵件
由於正式電子郵件已經結構化，因此使用範本可以簡化寫作過程。以下是大多數商務通訊的正式電子郵件範本範例：
客戶的專案更新
透明度和問責制對於培養與客戶的長期關係至關重要。專案更新電子郵件是讓客戶了解情況並幫助設定期望的好方法。
主題行：{{project name}} 進度更新
美好的一天，{{客戶名稱}}，
我寫這封信是為了提供 {{project name}} 的最新進展。截至 {{current date}}，我們已完成{{milestone}}。我們目前正在處理{{當前任務}}，預計在{{未來日期}}之前完成。
該項目的後續步驟將是：
{{下一步1}}
{{下一步2}}
{{下一個 3}}
目前，我們的路線圖進展順利，預計會比預期更早完成{{project name}}。如果您有任何問題或疑慮，請隨時與我們聯繫。
此致，
{{你的名字}}
{{簽名}}
安排與同事的會議
在一個完美的世界中，我們希望盡可能與同事親近。但情況並非總是如此。所以，如果你們不是那麼親密，你需要寫一封正式的電子郵件。
主旨行：會議請求：{{topic}} 於 {{date}} 的討論
您好，{{同事姓名}}，
我希望您度過了富有成效的一周。
我想請求召開一次會議來討論{{topic}}。我將於 {{date}} {{time}} 有空。如果這個時間不適合您，請在您有空時告訴我。
我需要討論{{會議目的}}。我附上了一份簡短的議程供大家參考。
感謝您抽出時間。
此致，
{{你的名字}}
{{簽名}}
向潛在客戶發送提案電子郵件
當涉及冷銷售電子郵件或提案電子郵件時，您希望盡可能靈活，使用超個人化，並採用更隨意的方法。但這並不意味著沒有地方可以存放簡單明了的正式電子郵件。
主題行：我們如何解決{{潛在客戶產業}}中的{{痛點}}
美好的一天，{{潛在客戶姓名}}，
我的名字是{{您的名字}}，在{{您的公司}}的{{工作職位}}。我看到我們處於相似的行業，並認為您可能也像我們一樣面臨著{{痛點}}的困擾。
這就是為什麼我們創建了一個具有{{好處}}的簡單系統。以下是我們所做工作的簡要概述：
{{步驟1}}
{{步驟 2}}
{{步驟 3}}
{{步驟 4}}
{{步驟 5}}
我很樂意更深入地了解我們的系統以及如何將其應用到 {{prospect's company}}。這會是你感興趣的事嗎？
此致，
{{你的名字}}
{{簽名}}
請假正式電子郵件
我們都應該享受一個急需的假期。但我們不能在沒有通知上級和同事的情況下就從辦公室消失。以下是請假請求的正式電子郵件範例。
主旨行：請假 – {{your name}}：
美好的一天，{{老闆的名字}}，
我寫此信是為了正式請求從 {{start date}} 到 {{end date}} 休假。
我已完成所有緊急任務，並將剩餘職責委託給{{colleague's name}}。如果我缺勤期間出現任何緊急問題，您可以透過 {{您的電子郵件地址}} 與我聯絡。
